Registrare gli acquisti con le fatture di acquisto

È possibile creare una fattura o un ordine di acquisto per registrare il costo di acquisto e per tenere traccia del conto fornitori. Se è necessario verificare un magazzino, anche le fatture e gli ordini di acquisto vengono utilizzati per aggiornare in modo dinamico i livelli di magazzino in modo da ridurre i costi di magazzino al minimo e migliorare l’assistenza clienti. I costi di acquisto, incluse le spese di assistenza, e i valori di magazzino derivanti dalla registrazione delle fatture o degli ordini di acquisto contribuiscono alle cifre di profitto e altri indicatori KPI finanziari in Gestione ruolo utente.

Crea fatture di acquisto

Oltre all’acquisto di articoli fisici (tipi di articolo Inventario) che influiscono sulla valutazione del magazzino, è possibile acquistare servizi rappresentati da unità di tempo. Puoi farlo con il tipo di articolo Servizio o con il tipo di riga Risorsa.

Quando si ricevono gli articoli di magazzino, o quando il servizio acquistato viene completato, si registra la fattura o l’ordine di acquisto per aggiornare il magazzino e i record finanziari e per attivare il pagamento al fornitore in base alle condizioni di pagamento. Per altre informazioni, vedere Registrazione degli acquisti ed Effettuare i pagamenti.

Per creare una fattura di acquisto

Di seguito viene descritto come creare una fattura di acquisto. I passaggi sono simili per un ordine di acquisto. La differenza principale è che gli ordini acquisto hanno campi e azioni aggiuntivi per la gestione fisica degli articoli.

1. Scegli l’icona a forma di immetti Fatture di acquisto, quindi scegli il collegamento correlato.

2. Nel campo Fornitore immettere il nome del fornitore esistente.

   Altri campi nella pagina Fattura di vendita ora vengono compilati con le informazioni standard del fornitore selezionato. Se il fornitore non è registrato, è necessario attenersi alla seguente procedura:

   1. Nel campo Fornitore immettere il nome del nuovo fornitore.
   2. Nella finestra di dialogo relativa alla registrazione del nuovo fornitore fare clic su Sì.
   3. Per ulteriori informazioni su come compilare la scheda fornitore, vedere Registrare nuovi fornitori.
   4. Una volta completata la scheda fornitore, fare clic su OK per tornare alla pagina Fattura di acquisto.

3. Compilare i restanti campi della pagina Fattura di acquisto in base alle proprie esigenze. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.

   A questo punto si è pronti a compilare le righe della fattura di acquisto con gli articoli o le risorse acquistati presso il fornitore.

   Nota

   Se sono state impostate righe di acquisto periodiche per il fornitore, ad esempio un ordine di rifornimento mensile, è possibile inserire queste righe nella fattura scegliendo l’azione Ottieni righe acquisto ricorrenti.

4. Nella Scheda dettaglio Righe del campo Nr. articolo immettere il numero di un articolo di magazzino o di un servizio.

5. Nel campo Quantità immettere il numero di articoli da acquistare.

   Il campo Importo riga viene aggiornato al valore del campo Costo unitario diretto moltiplicato per il valore del campo Quantità.

   Il prezzo e l’importo riga vengono visualizzati con o senza le tasse di vendita a seconda della selezione nel campo Prezzi IVA inclusa della scheda fornitore.

   I campi dei totali sotto le righe vengono automaticamente aggiornati quando si creano o si modificano le righe per visualizzare gli importi che verranno registrati nei libri contabili.

6. Nel campo Importo sconto fattura immettere un importo che deve essere dedotto dal valore indicato nel campo Totale IVA incl. nella parte inferiore della fattura.

   Nota

   Se sono stati impostati degli sconti su fattura per il fornitore, il valore percentuale specificato viene automaticamente inserito nel campo % sconto fattura fornitore se vengono soddisfatti i criteri e l’importo correlato viene inserito nel campo Importo sconto fattura.

7. Quando si ricevono l’assistenza o gli articoli acquistati, scegliere Registra.

L’acquisto si riflette ora nel magazzino, nei movimenti contabili risorse e nei record finanziari e il pagamento fornitore viene attivato. La fattura di acquisto viene rimossa dall’elenco delle fatture di acquisto e sostituita con un nuovo documento nell’elenco delle fatture di acquisto registrate.

Quando utilizzare gli ordini di acquisto

Utilizzare gli ordini di acquisto se il processo di acquisto richiede la registrazione delle le ricevute parziali di una quantità di un ordine, ad esempio, perché la quantità completa non è disponibile presso il fornitore. Se si vendono articoli con consegna diretta dal fornitore al cliente, come una spedizione diretta, è necessario utilizzare anche gli ordini di acquisto. Per ulteriori informazioni, vedere Effettuare spedizioni dirette. In tutti gli altri aspetti, gli ordini di acquisto funzionano come le fatture di acquisto. La seguente procedura è basata su una fattura di acquisto. I passaggi sono simili per un ordine di acquisto.

Vendita di articoli non in magazzino

Gli articoli in una fattura di acquisto possono essere di tipo Inventario, Assistenza, Risorsa e Non in inventario per specificare se la scheda articolo rappresenta un’unità fisica di inventario, un’unità di misura del tempo della manodopera o un’unità fisica non gestita in magazzino. Per ulteriori informazioni, vedere Registrare nuovi articoli. Il processo della fattura di acquisto è lo stesso per tutti e tre i tipi di articoli.

Fatture registrate

Una volta che la fattura è stata registrata, è possibile trovarla nell’elenco delle fatture registrate. Gli elenchi Fatture vendita registrate e Fatture acquisto registrate mostrano le fatture registrate con i numeri di fattura finali. Dall’elenco è possibile cercare ogni fattura registrata ed è possibile correggere o annullare una fattura registrata.

Per ogni fattura registrata, è possibile cercare statistiche, dimensioni e movimenti contabili che sono il risultato della fattura registrata. È inoltre possibile stampare o inviare la fattura registrata.

È possibile correggere o annullare in modo semplice una fattura di acquisto registrata prima che venga pagata al fornitore. Ciò risulta utile se si desidera correggere un errore di digitazione o se si desidera modificare l’acquisto in una fase iniziale dell’elaborazione dell’ordine. Per ulteriori informazioni, vedere Correggere o annullare le fatture di acquisto non pagate. Se è già stato eseguito il pagamento degli articoli o dei servizi nella fattura di acquisto registrata, è necessario creare una nota di credito di acquisto per stornare l’acquisto. Per ulteriori informazioni vedere Elaborare i resi o gli annullamenti acquisti.

Apri l’elenco Fatture acquisto registrate in Business Central.

Numero di documento esterni

Nei documenti acquisto e nelle registrazioni è possibile specificare un numero documento che fa riferimento al sistema di numerazione del fornitore. Utilizzare questo campo per registrare il numero assegnato dal fornitore all’ordine, alla fattura o alla nota di credito. Il numero potrà essere utilizzato per cercare la riga dopo che questa sia stata contabilizzata.

Il campo Nr. doc. esterno obblig. nella pagina Setup contabilità fornitori specifica se è obbligatorio inserire un numero di documento esterno nelle seguenti situazioni:

• Nel campo Nr. fattura fornitore, Nr. ordine fornitore o Nr. nota credito for. in una testata acquisto

• Nel campo Nr. documento esterno in una riga registrazioni COGE, dove il campo Tipo di Documento è impostato su Fattura, Nota Credito o Nota addebito interessi e il campo Tipo conto è impostato su Fornitore.

Selezionando questo campo con un segno di spunta, non sarà possibile registrare alcuna fattura, nota di credito o riga delle registrazioni generali del tipo descritto sopra senza un numero di documento esterno.

Il numero del documento esterno è incluso nei documenti registrati in cui è possibile eseguire la ricerca in base al numero pertinente. È inoltre possibile eseguire la ricerca utilizzando il numero di documento esterno durante la navigazione nei movimenti contabili fornitori.

Un modo diverso di gestire i numeri dei documenti esterni consiste nell’utilizzare il campo Vs. riferimento. Se viene utilizzato il campo Vs. riferimento, il numero verrà incluso nei documenti registrati e puoi cercarlo come per i valori dei campi Nr. documento esterno . Ma il campo non è disponibile nelle righe di registrazione.

Vedere anche

Acquisti
Impostazioni acquisti
Impostare risorse
Registrazione di acquisti
Richiedere le offerte
Acquistare articoli per una vendita
Registrare nuovi fornitori
Preparare le spedizioni dirette
Utilizzare Business Central

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