Recuento, ajuste y reclasificación de inventario con diarios

Como mínimo una vez cada año fiscal, debe realizar un inventario físico (es decir, contar todos los productos del inventario) para ver si la cantidad registrada en la base de datos es la misma que la cantidad física real en los almacenes. Una vez se sepa la cantidad física, debe registrarse en la contabilidad como parte de la evaluación del inventario de final de periodo.

Aunque cuente todos los productos del inventario una vez al año, puede que haya decidido contar algunos productos con mayor frecuencia, quizás porque son más valiosos o porque se fluctúan muy rápido y forman una gran parte del negocio. Con este fin, puede asignar períodos de recuento especiales a esos elementos. Para obtener más información, consulte Realizar el recuento cíclico.

Si es necesario ajustar las cantidades de inventario registradas, por motivos de recuento u otros, puede usar un diario de productos para cambiar las entradas de contabilidad del inventario sin registrar las transacciones de negocio. Como alternativa, puede ajustar un solo artículo en la tarjeta de artículo.

Si necesita cambiar los atributos de las entradas de contabilidad de los productos, puede usar el diario de reclasificación de productos. Los atributos típicos para reclasificar incluyen dimensiones y códigos de campaña, aunque también realiza el “transferencias del sistema” mediante la reclasificación de códigos de ubicación y de almacén. Se aplican pasos especiales cuando desea reclasificar números de serie o de lote, y sus fechas de caducidad. Para obtener más información, consulte Trabajar con números de serie y de lote.

Realizar un inventario físico

Es necesario llevar un inventario físico, es decir, hacer un recuento de los productos reales disponibles, para comprobar que la cantidad registrada coincida con la cantidad física en existencias al final del ejercicio, o con mayor frecuencia. Si existen diferencias, debe registrarlas en las cuentas de producto antes de realizar la valuación de inventarios.

Aparte de la tarea de recuento físico, el proceso completo implica las tres tareas siguientes:

• Calcular el inventario previsto.
• Imprimir el informe que va utilizar para el recuento.
• Introducir y registrar el inventario contado real.

Puede realizar el inventario físico en cualquiera de las siguientes formas en función de la configuración de almacén. Para obtener más información, consulte Configuración de la administración de almacén.

• Si el almacén no utiliza ubicación y picking directos (configuración básica de almacén), utilice la página Diario de inventario físico del menú de Existencias y siga el procedimiento que es muy parecido al del inventario físico sin recuento cíclico.
• Si la ubicación utiliza ubicación y picking directos (configuración avanzada de almacén), utilice en primer lugar la página Almacén. Fís. Invent. diario y, a continuación, la página Diario del artículo para ejecutar la función Calcular ajuste almacén.

Para calcular el inventario esperado en las configuraciones básicas del almacén

1. Elija el icono , escriba Diarios de inventario físico y, a continuación, elija el vínculo relacionado.
2. Elija la acción Calcular inventario.
3. En la página Calcular inventario, especifique las condiciones que desea utilizar para crear las líneas de diario, como si desea incluir los productos que tienen un inventario registrado de cero.
4. Establezca filtros si solo desea calcular el inventario para productos, ubicaciones, almacenes o dimensiones determinados.
5. Elija el botón Aceptar.

Para imprimir el informe que va utilizar para el recuento

1. En la página Diario inventario físico que contiene el inventario previsto calculado, elija la acción Imprimir.
2. En la página Lista inventario físico, especifique si el informe debe mostrar el inventario calculado y si el informe debe indicar los productos de inventario por números de serie o lote.
3. Establezca filtros si solo desea imprimir el informe para productos, ubicaciones, almacenes o dimensiones determinados.
4. Elija el botón Imprimir.

Los empleados pueden ahora proceder a contar el inventario y registrar las discrepancias en el informe impreso.

Para introducir y registrar el inventario contado real en configuraciones básicas de almacén

1. En cada línea de la página Diario inventario físico, donde el inventario real disponible, según lo determinado por el recuento físico, difiere de la cantidad calculada, introduzca el inventario real disponible en el campo Cdad. (inventario físico).

   Los campos relacionados se actualizan según corresponda.

   Nota

   Si el recuento físico revela diferencias, producidas por productos que se registraron con códigos de almacén incorrectos, no introduzca las diferencias en el diario de inventario físico. En su lugar, utilice el diario de reclasificación o un pedido de transferencia para redirigir los productos a los almacenes correctos. Para obtener más información, consulte Diario recl. prod. o Creación de pedidos de transferencia.

2. Para ajustar las cantidades calculadas a las cantidades contadas reales, elija la acción Registrar.

   Se crean los movimientos de producto y los movimientos del inventario físico. Abra la ficha del producto para ver los movimientos del inventario físico resultantes.

3. Elija el icono , escriba Productos, y luego elija el enlace relacionado.

4. Para verificar el recuento del inventario, abra la ficha del producto en cuestión y, a continuación, elija la acción Movimientos del inventario físico.

Para calcular el inventario esperado en las configuraciones avanzadas del almacén

Sincronice el diario de productos el almacén antes de realizar el inventario físico de almacén, de lo contrario, el resultado de registrar el diario del inventario físico y del diario de productos de la parte final del proceso será el resultado del inventario físico combinado con otros ajustes de almacén para los productos que se han contado. Para más información, ver sincronizar cantidades en el libro mayor de artículos y el almacén

1. Elija el icono , escriba Diario inv. físico alm. y elija el enlace relacionado.

2. Elija la acción Calcular inventario. Se abrirá la página de solicitud de trabajo por lotes Calcular inventario de almacén.

3. Defina los filtros para limitar los productos que se contarán en el diario y, a continuación, seleccione Aceptar.

   La aplicación crea una línea para cada ubicación que cumpla los requisitos del filtro. En este momento puede eliminar algunas líneas, pero si desea registrar el resultado como un inventario físico, debe contar el producto en todas las ubicaciones.

   Si sólo tiene tiempo para contar las existencias del producto en algunas ubicaciones, pero no en todas, puede encontrar diferencias y registrarlas posteriormente en el diario de productos con la función Calcular ajuste almacén.

Para imprimir el informe que va utilizar para el recuento

1. Elija el icono , escriba Lista de inventario físico de almacén y, a continuación, elija el vínculo relacionado.
2. Abra la página de solicitud de informes e imprima las listas en las que desea que los empleados registren la cantidad de productos que han contado en cada ubicación.

Los empleados pueden ahora proceder a contar el inventario y registrar las discrepancias en el informe impreso.

Para introducir y registrar el inventario contado real en configuraciones avanzadas de almacén

1. Una vez realizado el recuento, introduzca las cantidades contadas en el campo Cdad. (existencias físicas) en el diario de inventario físico de almacén.

   Nota

   En el diario de inventario físico de almacén, el campo de Cdad. (Calculado) se rellena automáticamente a partir de los registros de la ubicación de almacén y copia estas cantidades al campo Cdad. (física) en cada línea. Si la cantidad contada por el empleado de almacén se diferencia de lo que la aplicación ha introducido en el campo Cdad. (física), debe introducir la cantidad contada realmente.

2. Cuando haya introducido todas las cantidades contadas, elija la acción Registrar.

   Al registrar el diario, la aplicación crea dos movimientos de almacén en el registro por cada línea que se ha contado y registrado:

   • Si la cantidad calculada y la cantidad física son distintas, se registra una cantidad negativa o positiva en la ubicación y se registra una cantidad de contrapartida en la ubicación de ajuste del almacén.
   • Si la cantidad calculada es igual que la cantidad física, la aplicación registra un movimiento de 0 en la ubicación y en la ubicación de ajuste. Los movimientos se registran en la fecha en que se ha realizado el inventario físico de almacén y no existen diferencias en las existencias del producto.

Al registrar el inventario físico de almacén, no se registra el diario de productos, el diario de inventario físico o el movimiento de valoración, si no que los registros se colocan ahí para una conciliación inmediata cuando sea necesario. No obstante, si desea mantener registros exactos de lo que sucede en el almacén y ha contado todas las ubicaciones donde estaban registrados los productos, debe registrar inmediatamente el resultado del almacén como un inventario físico en existencias. Para más información, ver sincronizar cantidades en el libro mayor de artículos y el almacén.

Realizar el recuento cíclico

Aunque cuente todos los productos del inventario una vez al año, puede que haya decidido contar algunos productos con mayor frecuencia, quizás porque son más valiosos o porque se fluctúan muy rápido y forman una gran parte del negocio. Con este fin, puede asignar períodos de recuento especiales a esos elementos.

Puede realizar el recuento cíclico en cualquiera de las siguientes formas en función de la configuración de almacén. Para obtener más información, consulte Configuración de la administración de almacén.

• Si el almacén no utiliza ubicación y picking directos (configuración básica de almacén), utilice la página Diario de inventario físico del menú de Existencias y siga el procedimiento que es muy parecido al del inventario físico sin recuento cíclico.
• Si la ubicación utiliza ubicación y picking directos (configuración avanzada de almacén), utilice en primer lugar la página Almacén. Fís. Invent. diario y, a continuación, la página Diario del artículo para ejecutar la función Calcular ajuste almacén.

Para configurar periodos de recuento

El inventario físico se realiza normalmente en intervalos de tiempo periódicos, por ejemplo, mensualmente, trimestralmente o anualmente. Puede definir los periodos de recuento de inventario necesario.

Configure los periodos de recuento de inventario que desee utilizar y, a continuación, asigne uno a cada producto. Al realizar un inventario físico y utilizar Calcular periodo recuento en el diario de inventario físico, las líneas de los elementos se crean automáticamente.

1. Elija el icono , escriba Períodos recuento inv. fís. y luego elija el enlace relacionado.
2. Rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

Asignar un periodo de recuento a un producto

1. Elija el icono , escriba Productos, y luego elija el enlace relacionado.
2. Seleccione el producto al que desea asignar un periodo de recuento.
3. En el campo Cód. perio. recuento inv. fís., seleccione el periodo de recuento correspondiente.
4. Elija el botón Sí para cambiar el código y para calcular el primer periodo de recuento del artículo. La próxima vez que seleccione calcular un periodo de recuento en el diario de inventario físico, el producto aparecerá como una línea en la página Selección prod. invent. fís. Ya puede empezar a contar el producto periódicamente.

Para iniciar un recuento basándose en periodos de recuento en las configuraciones básicas de almacén

1. Elija el icono , escriba Diario de inventario de almacén y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

2. Elija la acción Calcular periodo de recuento.

   Se abrirá la página Selección prod. invent. fís. y mostrará los productos para los que se han asignado los periodos de recuento que es necesario contar, según sus periodos de recuento.

3. Realizar un inventario físico. Para obtener más información, consulte Para ejecutar un inventario físico.

Para iniciar un recuento basándose en periodos de recuento en las configuraciones avanzadas de almacén

1. Elija el icono , escriba Diario inv. físico alm. y elija el enlace relacionado.

2. Elija la acción Calcular periodo de recuento.

   Se abrirá la página Selección prod. invent. fís. y mostrará los productos para los que se han asignado los periodos de recuento que es necesario contar, según sus periodos de recuento.

3. Realizar un inventario físico. Para obtener más información, consulte Para ejecutar un inventario físico.

   Nota

   Debe contar el artículo en todas las ubicaciones que contengan el artículo determinado. Si se eliminan algunas de las líneas de la ubicación que la aplicación ha recuperado para contar en la página Almacén. fís. inventario, no contará todos los artículos en el almacén. Si, más tarde, registra estos resultados incompletos en el diario de inventario físico, las cantidades registradas serán incorrectas.

Ajustar el inventario de un producto

Una vez realizado un recuento físico de un productos en el área de inventario, puede utilizar la función Ajustar inventario para registrar la cantidad real del inventario.

1. Elija el icono , escriba Productos, y luego elija el enlace relacionado.
2. Seleccione el producto para el que quiere ajustar el inventario y, a continuación, elija la acción Ajustar inventario.
3. En el campo Nuevo inventario, escriba la cantidad de inventario que desea registrar para el producto.
4. Elija el botón Aceptar.

El inventario de producto ahora está ajustado. La nueva cantidad se muestra en el campo Cantidad disponible en la página Tarjeta de artículo.

También puede usar la función Ajustar inventario como una manera sencilla de incluir los productos comprados en el inventario si no usa facturas o pedidos de compra para registrar las compras. Para obtener más información, consulte Registrar compras.

Para ajustar la cantidad de inventario de varios productos en configuraciones básicas de almacén

En la página Diario productos, puede publicar transacciones de artículos directamente para ajustar el inventario en relación con compras, ventas y ajustes positivos o negativos sin utilizar documentos.

Si utiliza con frecuencia el diario de productos para registrar líneas de diario iguales o parecidas, por ejemplo, relacionadas con el consumo de materiales, puede utilizar la página Diario productos estándar para hacer más fácil este trabajo repetitivo. Para obtener más información, consulte Trabajar con diarios estándar.

1. Elija el icono , escriba Diarios de productos, y luego elija el enlace relacionado.
2. Rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.
3. Seleccione la acción Registrar para realizar ajustes de inventario.

Para ajustar las cantidades de la ubicación de configuraciones avanzadas de almacén

Si su almacén utiliza ubicación y picking directo, utilice el Diario producto almacén para registrar, fuera del contexto del inventario físico, todos los ajustes positivos y negativos en la cantidad de productos que sabe que son entradas reales, tales como productos registrados anteriormente como que faltaban que han aparecido inesperadamente, o salidas reales, como la rotura de productos frágiles.

A diferencia de registrar los ajustes en el diario de productos de inventario, el uso del diario de productos de almacén le proporciona un nivel adicional de ajuste que hace que sus registros de cantidad sean siempre más exactos. Así el almacén siempre tiene un registro completo de cuantos productos están disponibles y dónde están almacenados, pero cada registro de ajuste no se registra inmediatamente en el diario de productos. En el proceso de registro, los créditos o se realizan en la ubicación real con el ajuste de cantidad, y se realiza un movimiento de contrapartida en una ubicación de ajuste, una ubicación virtual sin los artículos reales. Esta ubicación se define en Cód. ubicación ajuste inventario en la ficha de almacén.

1. Elija el icono , escriba Diario producto almacén, y luego elija el enlace relacionado.
2. Rellene la información de la cabecera.
3. Rellene el campo Nº producto de la línea.
4. Introduzca la ubicación en la que va a colocar los productos adicionales o donde ha encontrado los productos que faltan.
5. Rellene la cantidad que ha observado como diferencia en el campo Cantidad. Si ha encontrado más productos, introduzca una cantidad positiva. Si faltan productos, introduzca una cantidad negativa.
6. Elija la acción Registrar.

En los intervalos adecuados definidos por la política de la empresa, debe registrar los ajustes de ubicaciones de almacén en el diario de productos. Algunas empresas encuentran correcto registrar ajustes en el diario de productos diariamente, mientras que para otras es más conveniente conciliar con frecuencia.

1. Elija el icono , escriba Diario productos, y luego elija el enlace relacionado.
2. Rellene los campos de cada línea del diario.
3. Elija la acción Calcular ajuste almacén, y rellene los filtros como corresponda en la página de la solicitud del trabajo por lotes. Los ajustes se calculan sólo para las entradas en la ubicación de ajuste que cumplen unos requisitos de filtro.
4. En la pestaña desplegable Opciones, rellene el campo Nº documento con un número que introduzca manualmente. Ya que no se han configurado números de serie para este proceso, utilice el esquema de números que ha configurado para el almacén o introduzca la fecha seguida de sus iniciales.
5. Elija el botón Aceptar. Los ajustes positivos y negativos se totalizan para cada artículo y las líneas se crean en el diario del artículo para cualquier artículo donde la suma sea una cantidad positiva o negativa.
6. Registre las líneas del diario para especificar las diferencias de cantidades en el diario de productos. El inventario de las ubicaciones de almacén se corresponden ahora exactamente con el inventario en el diario de productos.

Reclasificar el número de lote de un producto

Si necesita cambiar los atributos de las entradas de contabilidad de los productos, puede usar el diario de reclasificación de productos. Los atributos típicos para reclasificar incluyen dimensiones y códigos de campaña, aunque también realiza el “transferencias del sistema” mediante la reclasificación de códigos de ubicación y de almacén.

Se aplican pasos especiales cuando desea reclasificar números de serie o de lote, y sus fechas de caducidad. Para obtener más información, consulte Trabajar con números de serie y de lote.

El siguiente ejemplo se basa en un código de almacén. Los pasos son parecidos para otros tipos de atributos de producto.

1. Elija el icono , escriba Diarios reclasif. producto, y luego elija el enlace relacionado.
2. En la página Diarios reclasif. producto, rellene los campos según sea necesario.
3. En el campo Cód. almacén, especifique el código de ubicación actual del producto.
4. En el campo Cód. almacén destino, especifique el código de ubicación nuevo del producto.
5. Seleccione la acción Registrar.

Para obtener información sobre la transferencia de productos con el control total de las cantidades enviadas y recibidas, consulte Transferir el inventario entre almacenes.

Consulte también

Contar inventario mediante documentos
InventarioGestión almacenes
Ccial
Compras
Trabajar con Business Central

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