Estudiantes y profesionales de diferentes áreas realizan presentaciones en PowerPoint, el cual se considera una de las herramientas más utilizadas de la suite Microsoft Office. Por ello, en este texto podrás conocer todas las ventajas de este programa para crear presentaciones en tu computador, sacando provecho de sus diferentes funciones y características. Una de las más destacadas es la posibilidad de insertar música, fotografías y videos.
Por otro lado, es importante conocer también las desventajas de PowerPoint, y al analizar este programa de una manera objetiva podrás evitar inconvenientes al utilizarla. Muchos usuarios se confían en que es una herramienta fácil de usar y no consideran los posibles errores que pueden cometer. Por este motivo, muchas desventajas son derivadas de un mal uso de los recursos, por lo que conocerlas te ayudará a obtener mejores resultados.
Tabla de contenidos
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Ventajas
PowerPoint tiene una gran variedad de beneficios de los cuales sacar provecho. A continuación se detallarán todas las ventajas que tiene este programa y que serán de gran utilidad para realizar tus presentaciones:
Alta personalización
La variedad de plantillas o temas disponibles en PowerPoint, proveen al usuario diferentes posibilidades de personalización. Así pues, el diseño de la presentación dependerá de la creatividad de cada persona, de la temática a tratar y de las necesidades del público al que se expondrá el tema; en lo referente a colores, imágenes y música para añadir.
Material didáctico para las aulas
PowerPoint es un programa ideal para ser usado por profesores y estudiantes, quienes podrán enriquecer sus exposiciones por medio de este recurso. Las presentaciones son de mucha utilidad para mantener la atención de un grupo de estudiantes de cualquier edad, gracias al componente audiovisual que puedes insertar en las diapositivas. No obstante, evitar la saturación de información y utilizar los elementos adecuados depende del usuario.
Uso profesional
Esta herramienta permite la creación de diseños de gran calidad de forma sencilla, combinando las distintas formas de contenidos que servirán para enseñar a distintos tipos de público. Esta herramienta es muy efectiva al momento de dar a conocer los productos y servicios de un negocio, o la planificación interna en una empresa.
Resumen de información eficiente
Esta herramienta es ideal para capturar y expresar la información de manera simple, distribuida en varios puntos. Se pueden utilizar formatos como listas, esquemas y gráficas de encuestas o estadísticas. Además, es posible exponer estudios de cualquier índole plasmando los datos de manera sencilla, ya que sirve para expresar información crítica mediante datos específicos importantes, lo que hará al proyecto mucho más fácil de entender para el público.
Es de fácil uso
Si bien es un programa con gran variedad de recursos para la personalización y el dinamismo de la presentación, también puede limitarse a la exposición simple de información. Las funciones más básicas son fáciles de entender y se encuentran a la vista, por lo que PowerPoint sirve para crear diapositivas sencillas por cualquier usuario, sin necesidad de conocimientos técnicos de diseño o de la misma herramienta.
Compatibilidad con otros programas
La compatibilidad de PowerPoint con el resto de las herramientas de Microsoft Office es de gran utilidad. En primer lugar, las funciones son muy similares y ningún usuario tendrá inconveniente en transferir la información de un programa a otro de forma manual, pero además puede copiar y pegar sin problemas. Incluso, es posible insertar las tablas de Word o las gráficas de Excel dentro de las presentaciones.
Variedad de recursos gráficos
Es bien sabido que PowerPoint te permite insertar imágenes desde tu PC, así como videos y música. Pero además cuenta con una extensa variedad de recursos gráficos que te permitirán presentar la información de una manera dinámica y organizada. Encontrarás estructuras para crear mapas mentales o esquemas de información, también podrás crear gráficas de pastel o de barras directamente en el programa, con solo introducir los datos.
Desventajas
Aun cuando son muchas las ventajas y beneficios que tiene PowerPoint, es importante considerar diversas desventajas. No obstante, la mayoría de estas características negativas guardan relación con el uso adecuado de la herramienta por parte del usuario:
Organización simplista y lineal
En general, PowerPoint requiere que la información se presente de forma lineal. Si bien es posible insertar gráficos y esquemas para dar una estructura distinta, el poco espacio de las láminas obliga a simplificar la información y a exponer el mínimo de datos en cada una de estas.
Exceso de elementos distractores
En PowerPoint hay muchos efectos audiovisuales que puedes utilizar para dar dinamismo y emoción a tu presentación. No obstante, muchas personas no hacen un uso adecuado de este recurso e insertan imágenes o iconos en exceso. En estos casos, se puede decir que contiene muchos elementos distractores y puede tornarse poco agradable a la vista con facilidad, entorpeciendo el verdadero propósito de la presentación.
Plantillas comunes y gráficos no editables
PowerPoint cuenta con muchas plantillas predeterminadas que pueden ser consideradas comunes, en comparación con otros programas. Lo cual es una desventaja frente a otras herramientas de uso gratuito, sin necesidad de licencia o instalación. Además, no es posible modificar los gráficos que se insertan, no son modificables. En resumen, es posible que a las presentaciones de PowerPoint les falte originalidad.
Herramientas difíciles de encontrar
PowerPoint tiene muchas herramientas que no se encuentran a simple vista, por lo que puede ser difícil encontrarlas y utilizarlas para la persona que lo usa por primera vez. Un usuario sin conocimientos de este programa, puede tener problemas para acceder a cada una de sus funciones. En este caso, la gran cantidad de opciones de personalización, puede considerarse un defecto, en lugar de una ventaja.
Bajo nivel de protección
Las presentaciones de PowerPoint son fáciles de realizar, enviar y guardar, pero son susceptibles al ataque de malware. En general, si se crean en un computador comprometido, servirán como medio de transporte para infectar otros computadores, celulares, memorias Micro SD, o unidades de almacenamiento USB. Para hacer frente a este problema, es necesario tener un buen antivirus instalado y hacer escaneos con frecuencia.
Como se puede notar, son muchas las ventajas y desventajas de PowerPoint. No obstante, algunas de ellas dependen de que el usuario use el programa de la mejor manera.
