Cómo crear una LLC en California paso a paso

Si vives en California y has decidido iniciar tu propio negocio ¡felicidades! Hay varias formas de legalizar su estructura legal para que puedas acceder a préstamos y créditos para pequeñas empresas. Puede que en este punto te preguntes cuál de todas ellas es la mejor. Aunque no podemos contestarte esto, ya que dependerá muchísimo del tipo de actividad que deseas llevar a cabo, lo que sí podemos decirte es cómo crear una LLC en California, que es una de las estructuras jurídicas más populares del país.

Antes de comenzar, debemos dejar en claro que el proceso es bastante sencillo. Tanto es así que no tardarás mucho en completarlo. Pero vamos a echarle un vistazo más de cerca a cada uno de los pasos que tendrás que completar para crear tu LLC en California y tenerla 100% operativa.

1. Escoge un nombre único para crear tu LLC en California

Tu LLC debe tener un nombre único que no sea similar (y mucho menos, igual) a cualquier otro que ya esté registrado. Este elemento es obligatorio, ya que si dos LLC tienen la misma denominación, esto podría traerle confusiones al consumidor. Para verificar si el nombre que tienes pensado ponerle al crear tu LLC está disponible, revisa la base de datos de los nombres comerciales de California.

Si el nombre que deseas está disponible y deseas reservarlo, podrás hacerlo por un período de 60 días y siempre que presentes un formulario de reserva de nombre. Este formulario se puede enviar por correo postal o también podrás entregarlo personalmente en la oficina de la Secretaría de Estado de California.

Ahora bien, toma en cuenta que, según las leyes de California, el nombre de tu empresa deberá terminar con la denominación “Limited Liability Company” o con las abreviaturas LLC o L.L.C. Si escoges la primera denominación, podrás utilizar abreviaturas para ciertas palabras: “Co.” para “Company” y “Ltd.” para “Limited”.

Nota: Los reglamentos de California que están relacionados con las LLC prohiben el uso de las siguientes palabras en el nombre:

• Bank
• Trust
• Trustee
• Incorporated
• Inc.
• Corporation
• Corp.
• Insurer
• Insurance company
• Cualquier otro que sugiera que la LLC se dedica al ramo bancario, financiero o de seguros

Recuerda: Si quieres saber más sobre la disponibilidad de los nombres comerciales, revisa la publicación en PDF “Business Entity: Name Regulations & Additional Statutory Requirements and Restrictions”.

2. Presenta los Articles of Organization

La manera de crear una LLC en California es mediante la presentación de Articles of Organization, que no es más que un Formulario de Registro LLC-1. ¿Dónde deberás consignar este formulario? Ante la Secretaría de Estado de California. Recuerda que el formulario debe contener el nombre de la empresa con la denominación LLC que hayas escogido y algunos datos importantes relacionados con tu empresa, como el tipo de administración, la dirección, el nombre, la dirección de los agentes registrados, etc.

Para completar este paso, basta con que lo hagas en línea o en físico. Si escoges esta última modalidad, podrás consignar el formulario en persona ante la oficina de la Secretaría de Estado o también enviarlo por correo postal.

Nota: Toma en cuenta que la tarifa de presentación para crear una LLC en California es de $70. En Sacramento, podrás solicitar un procedimiento de presentación rápida si pagas una tarifa extra.

3. Designa un agente registrado

Para crear una LLC en California debes tener un agente registrado que funge como representante legal. Puede ser una persona física o una empresa que esté autorizada por los miembros para recibir documentos legales en nombre de la LLC, principalmente, en caso de demandas.

Recuerda: Una LLC no puede hacer las veces de su agente registrado. Para que la designación sea formal, el representante legal debe aceptar el nombramiento y entregar una confirmación por escrito de su decisión que, normalmente, se completa con su firma en el formulario.

Para convertirse en un representante legal, esta persona debe residir en California o, en caso de ser una empresa, estar habilitado para hacer negocios en el estado. La dirección del representante legal debe ser diferente a la de la LLC. Ahora bien, el representante no tiene por qué ser una persona externa: puede ser uno de los miembros de la LLC, un gerente o un trabajador de la empresa.

Nota: Si prefieres elegir a un representante legal externo, te recomendamos que revises la lista de empresas que provee este servicio en California. El estado ha seleccionado a las más populares para ayudar a los negociantes a encontrar a la compañía adecuada.

4. Decide quién administrará la LLC

La mayoría de las LLC pequeñas (incluso la de varios miembros) pueden ser administradas por ellos mismos. No obstante, si esta forma de administración no te convence, también puedes decantarte por designar un gerente o un pequeño grupo de gerentes que la administren.

Los gerentes son similares a un directivo. Se reúnen para decidir cuestiones clave de la LLC -como pedir un préstamo, comprar un inmueble o cambiar el plan de negocios para elevar las ganancias, por ejemplo- y cada uno de ellos vota para poder llegar a un consenso.

5. Redacta y firma el acuerdo operativo

En California, no se necesita redactar o firmar un acuerdo operativo. No obstante, los expertos siempre recomiendan que lo hagas, incluso si la LLC tiene un solo miembro. Podrás redactar este documento interno tú mismo (siguiendo un formato específico que encuentres en línea, por ejemplo) o contratar a un abogado para que lo haga por ti.

6. Presenta la declaración de información

Cada LLC estatal, de otro estado o extranjera que desee hacer negocios en California debe presentar una Declaración de Información, que es el Formulario LLC-12. ¿Dónde se debe entregar este formulario? En la Secretaría de Estado de California. La declaración de información se presenta dentro de los 90 días posteriores a la presentación del formulario de registro. Después, solo deberás hacer una declaración cada dos años.

Ahora bien, ¿qué meses comprende la declaración de información? Normalmente, el mes calendario en la que presentaste los Articles of Organization y los cinco meses anteriores.

Esta declaración se puede entregar en línea o, si lo prefieres, en físico, ya sea enviándola por correo postal o en persona. La tarifa de presentación de esta declaración tiene un coste de $20. ¿Qué debe contener la declaración de información? Lo siguiente:

• El nombre de la LLC y el número de archivo de la Secretaría de Estado de California.
• El nombre y la dirección del representante legal de la LLC.
• La dirección de la oficina ejecutiva principal de la LLC.
• La dirección postal de la LLC, en especial si es diferente a la de la oficina principal.
• El nombre y las direcciones comerciales o de residencia de cualquier gerente, director ejecutivo o miembro de la LLC.
• Una dirección de correo electrónico válida, en especial si eliges que la LLC reciba avisos en línea por parte de la Secretaría de Estado de California.
• El tipo general de negocio, que es la actividad comercial a la que tu LLC se dedica.

7. Paga los tributos o impuestos de tu LLC

Todas las LLC (incluyendo las LLC extranjeras registradas en California) deben pagar sus impuestos estatales a la FTB (Franchise Tax Board), que es la junta de impuestos de franquicias de California. Las LLC que tienen esta obligación deben hacer lo siguiente:

1. Estar organizadas, registradas o hacer negocios en California.
2. No haber sido gravadas como una corporación, es decir, como una sociedad o empresa unipersonal, ya que este tipo de LLC deben cumplir con las reglas de impuestos corporativos del estado.

Ahora bien, ¿cuáles son los tributos o impuestos con los que debe cumplir una LLC en California?

Impuestos adicionales. Las LLC que reciban ingresos superiores a los $250,000, deben pagar una tarifa adicional que dependerá del monto de sus ventas registradas.

Impuesto mínimo anual. Todas las LLC que hagan negocios en California deben pagar un impuesto mínimo anual de $800. Para presentar este impuesto, deberás llenar el Formulario 3522, Limited Liability Company Tax Voucher.

Impuestos o tarifas de presentación. Todas las LLC deben presentar el Formulario 568 de California, Limited Liability Company Return of Income antes del 15 del cuarto mes después del cierre del año fiscal de la empresa, que es el 15 de abril, al menos para la mayoría de las LLC. Puedes encontrar más información sobre esto y los formularios necesarios en la página web de la FTB de California.

8. Cumple con los demás requisitos, si los hubiere

Las LLC del estado de California podrían tener que cumplir con otros requisitos, generalmente fiscales. Estas obligaciones dependerán, en esencia, del tipo de sector en el que opere tu LLC, su número de miembros, si tiene empleados, entre otros. Los requisitos adicionales más comunes que interpone el estado de California a las LLC, son los siguientes:

• Solicitar un EIN ante el IRS. Si tu LLC tiene más de un miembro, deberás tramitarle un número de identificación de empleador, conocido como EIN, ante el Servicio de Rentas Internas (IRS o Internal Revenue Service) . Deberás cumplir este paso incluso si la LLC no tiene empleados. Si la LLC está conformada por un solo miembro, no es necesario que tramites el EIN de inmediato, pero sí cuando comiences a contratar empleados o una vez que elijas gravar tu LLC como una corporación, por ejemplo. Para obtener el EIN, aplica en línea en la página web del IRS o presenta en físico el Formulario SS-4. Este procedimiento es gratuito.
• Tramitar licencias comerciales. Dependiendo del tipo de negocio que practiques con la LLC, es posible que debas tramitar también una licencia comercial específica. Estas licencias pueden ser locales o estatales. Para saber si deberías iniciar el procedimiento para obtener una licencia comercial para tu LLC, visita la página web CalGold.
• Inscribirse en una institución específica. En algunos casos como, por ejemplo, si la LLC se dedicará a la venta de bienes y, por ende, a la recolección de impuestos sobre las ventas; o si la LLC cuenta con un número determinado de empleados; es posible que debas registrar el negocio ante alguna autoridad fiscal. En el caso de ventas, te tocará presentar tu LLC ante el California State Board of Equalization (BOE). Tienes dos formas para hacer esta aplicación: en línea o en cualquiera de las oficinas del BOE. Para la retención de impuestos al pago de los empleados, deberás registrar tu LLC en el California Employment Development Department (EDD).

Preguntas frecuentes sobre las LLC de California

¿No sabes si puedes pertenecer a una LLC profesional en California? ¿Tienes una LLC foránea y quieres registrarla en el estado? Revisa nuestra sección de preguntas frecuentes y descubre qué necesitarás para hacerlo:

Reglas especiales para pertenecer a una LLC profesional de California

Según las leyes de California, las LLC no pueden formarse para ofrecer sus servicios profesionales. ¿Qué se considera un servicio profesional? Cualquiera que requiera la tramitación de una licencia estatal profesional. Si no sabes si los servicios que ofreces están dentro de este grupo, revisa la sección correspondiente en el Departamento de Asuntos del Consumidor de California.

Nota: Como alternativa a las LLC, California le ofrece a los profesionales la posibilidad de registrar una sociedad de responsabilidad limitada (LLP).

Todas las LLC que se hayan fundado fuera del estado de California deben registrarse en la Secretaría de Estado para poder hacer negocios de forma legal dentro del territorio. Para registrarte, deberás rellenar y presentar el Formulario LLC-5, además de pagar una tarifa de $70.

El formulario puede presentarse por correo postal o en persona. Toma en cuenta que la presentación en persona tendrá un recargo adicional. Para culminar el registro de la LLC foránea o extranjera, debes designar un representante legal que resida en el estado o que tenga permiso para hacer negocios en California.

Esta designación debe estar acompañada de un certificado de buena reputación emitido por la agencia en donde registraste tu LLC por primera vez.

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