Seguramente en algún momento te has preguntado: ¿Cómo hago un negocio en Puerto Rico? Cuando comencé a emprender en mi negocio me pasó lo mismo. Estaba lleno de preguntas y dudas sobre qué permisos necesitaba para tener un negocio en Puerto Rico. No sabía donde empezar. Hablé con amistades y colegas hasta que finalmente logré establecerlo. Algunas personas deciden emprender y lo hacen “por debajo de la mesa”, una mala idea y no es la manera legalmente correcta para hacer negocios. Por tal razón, quise simplificarles la vida a todas las personas que se han preguntado cómo se hace un negocio en Puerto Rico.
En mi caso me dedico a ofrecer servicios profesionales de diseño gráfico y manejo de redes sociales. Debes tener en cuenta que, de acuerdo al tipo de negocio que decidas crear, varían los permisos, licencias y otros trámites adicionales. Esta guía de 10 pasos tiene el propósito de darte una visión general de como comenzar un negocio.
1. Define el producto o servicio que deseas vender y analiza a tu competencia — Ya sabes el tipo de negocio que quieres emprender. ¡Excelente! Esta es la parte donde ya debes ir desarrollando tu Plan de Negocios. El Plan de Negocios es importante si tienes planes de solicitar préstamos, ayudas gubernamentales y otros incentivos. Es posible que ya existan otros negocios similares que serán tu competencia. Haz un pequeño research, visita sus páginas web, perfiles de Facebook, Instagram y otras redes sociales. Observa la manera en que hacen sus promociones, busca en revistas y periódicos. No debes copiarte, por el contrario, trabaja para crear un producto original y dale un trademark que te distinga. La meta principal es que tus clientes vuelvan a hacer negocios contigo. El Servicio al Cliente es lo más importante en cualquier negocio que decidas hacer, lo digo en serio.
2. Elige un nombre para tu negocio — Esta parte es bien importante ya que el nombre de tu negocio es lo primero que recordarán tus clientes. Haz una lista de todos los nombres posibles que te vengan a la mente y busca si ya existen negocios en Puerto Rico con el mismo nombre. (Puedes verificar directamente el registro de corporaciones en el Departamento de Estado) Si ya existen negocios con el mismo nombre y ofrecen el mismo tipo de servicio, debes eliminar esa alternativa de nombre, ya que podría traer complicaciones legales en el futuro. Me explico, no hay problemas si quieres abrir una barbería que se llame: “Black&Yellow Barbershop” y ya existe una panadería que se llama “Black&Yellow Bakery”. En el caso anterior, no tendrás problemas pues la naturaleza del ambos negocios son distintas y ninguno representa una competencia directa ni afectará la imagen del otro negocio. Si ya existe “Pollo Tropical” (anuncio no pagado, jeje) no vas a abrir un negocio que se llame igual y vender pollos… ¿Me expliqué bien? Elegir el mismo nombre para el mismo tipo de negocio es definitivamente es algo que podría tener consecuencias legales. ¡Sé creativo!
3. Diseña un logo y crea materiales publicitarios — Una vez decidas el nombre de tu negocio viene la parte divertida: diseñar un logo. Existen varios tipos de logo: logotipo, isotipo, imagotipo, isologo, entre otros. La realidad es que puedes decidirte por cualquiera de ellos y tener una buena imagen. Cada negocio es distinto y el estilo va depender de los gustos de su creador y el tipo de negocio. La identidad de cada negocio es diferente. El reto mayor es que tu logo se vea bien en todos los tamaños, desde una pantalla de celular hasta un billboard. ¡Piensa en grande! Aunque no es obligatorio, recomendamos que todas las marcas desarrollen unas guías o Brand Guideliness, que le ayudarán a que las promociones de tu negocio se vean uniformes. Una buena guía de marca incluye: colores, tipografías, aplicaciones del logo, tono de comunicación, entre otros. Lo primero que debes crear es la tarjeta de presentación. ¡Sí, todavía se usan…y mucho! Para presentarse de manera formal ante un cliente potencial, siempre debes llevarlas contigo. Otros materiales que puedes considerar utilizar son flyers, brochures y cruzacalles.
4. Abre una cuenta de Facebook / Instagram / Website — Abrir una Fanpage de Facebook toma unos 5 minutos y es totalmente gratis. El único requisito es tener un perfil personal como administrador o administradora. La cuenta de Instagram también es muy fácil de crear, solo necesitas descargar la aplicación, un correo electrónico válido y listo. Ambas cuentas se pueden enlazar para que al momento de crear promociones en las redes sociales ambas estén inter-conectadas. Hacer una página web toma un poco más de tiempo. Dependiendo el tipo de negocio puedes considerar plataformas con hosting y subdominio gratis como Wix o Weebly. Una buena página web hará que tu negocio se destaque ante la competencia. Un website es el complemento perfecto para tus redes sociales y el mejor lugar para llevar el tráfico (leads) de tus seguidores y potenciales clientes.
5. Haz Networking — Asiste a actividades relacionadas a tu industria y comienza a exponerte. Identifica influencers que puedan ayudarte a mejorar tu negocio. Asistir a actividades profesionales y conocer gente ayudarán a que tengas más confianza en ti mismo, además darte buena exposición. Hacer networking es la mejor manera de que otros sepan que estás en el mapa y aumentarás la probabilidad de conectar con personas que buscan el producto o servicio que ofreces. Encontrarte amistades también cuenta como networking. Si te encuentras a tus amistades en la calle, cuéntales sobre tu nuevo proyecto y por supuesto regálale una tarjeta de presentación. 😉 pro tip
6. Elige el tipo de estructura (DBA o LLC) — Esta es una de las dudas principales que tiene todo emprendedor: ¿Debo abrir una corporación o hacer negocios como DBA? Aunque existen varios tipos de corporación (INC, CORP), nos vamos a enfocar en la LLC (Limited Liability Company). En arroz y habichuelas tienes que considerar lo siguiente: la cantidad de dinero que generará el negocio, el riesgo que podría tener tu negocio si algo sale mal. Si eres un emprendedor o emprendedora que ofrece Servicios Profesionales, puedes comenzar operando como DBA (Doing Business As). Un DBA es hacer negocios bajo tu mismo nombre, sin necesidad de tener una entidad aparte. Podrás tributar los ingresos de tu negocio DBA en tu planilla personal. Debes tener en cuenta que operar como DBA no ofrece las protecciones ni el llamado “velo invisible” que ofrece una corporación LLC. Es decir, si por alguna razón recibes una demanda, esta se hará en tu carácter personal, poniendo en riesgo tus bienes si se determina que debes pagar por algún daño. Por tal razón, mi recomendación es que primero analices los riesgos de tu negocio. Si tienes duda sobre cuánto riesgo puede tener tu negocio, consulta un abogado. Si decides abrir la corporación, en la mayoría de los casos una LLC es la mejor alternativa. Si tienes duda sobre el tipo de entidad que te conviene, consulta a un CPA. Los registros de corporación rondan entre los $150-$250, dependiendo del tipo de entidad que decidas registrar. También debes considerar que al tener una corporación tendrás que rendir Planillas de Negocio, lo que podría resultar en la famosa “doble tributación”. Recuerda: DBA si hay poco riesgo, Corporación si hay riesgos mayores por el tipo de negocio.
Si decides abrir una corporación necesitas un Seguro Social Patronal:
Solicita el Seguro Social Patronal (EIN) — Si eliges una corporación, deberás solicitar un Seguro Social Patronal (EIN). ¿Qué es un seguro social patronal? Es un seguro social especial y exclusivo para corporaciones. ¿Cómo sacar el Seguro Social Patronal para un negocio? El seguro social patronal debes solicitarlo antes directo al Servicio de Rentas Internas de los Estados Unidos (IRS) — Para Solicitar tu EIN haz click aquí — Es totalmente gratis y será necesario para registrarse en Hacienda, abrir cuenta de banco, etc.
7. Regístrate en Hacienda — Para registrarte con Hacienda debes hacerlo en línea a través de SURI (Sistema Unificado de Rentas Internas). Crear una cuenta es fácil y rápido. Puedes registrarte como DBA (individuo) con tu Seguro Social personal y un nombre comercial para tu negocio. Ejemplo: Luis Rivera DBA Luisito’s Landscaping. También puedes registrar una corporación con un Seguro Social Patronal (EIN). Una vez te registres recibirás copia digital de tu Registro de Comerciante al instante. Automáticamente, el sistema te asignará como Agente retenedor (si cobras IVU) o de Agente No-Retenedor (si no cobras IVU). Si tu certificado dice “Agente No-Retenedor” no tienes que rendir la Planilla Mensual. Si tu registro dice “Agente Retenedor” (osea, cobras IVU) debes llenar la planilla mensual al Departamento de Hacienda. ¡Evita multas!
8. Comienza a gestionar todos los permisos (Varían depende el tipo de negocio) — Patentes, Permiso de Uso, Permiso de Bomberos, Certificados de Salud… ¡Todo eso! Y es que en Puerto Rico hay una cultura de gestores que hacen todo por uno…si quieres gastar en pagarle a uno. Aunque bien es cierto que un gestor pueden tramitar todo por ti, ¿Por qué no hacerlo tú mismo/misma? (Si tienes el tiempo y paciencia) A una tienda de ropa no le exigirán los mismos permisos que a un sport bar. Si operas en un local, es muy importante que tengas todos estos documentos visibles detrás del mostrador. Si vas a colocar letreros, stickers o rótulos fuera de tu negocio, es posible que necesites un permiso del municipio. Si te falta algún documento, no dejes que pase el tiempo, pues podrías exponerte a multas administrativas. Oriéntate en la Oficina de Permisos de tu municipio sobre toda la permisología que necesitas para comenzar a operar dependiendo el tipo de negocio que decidas establecer, es lo más responsable que les puedo aconsejar.
Puedes gestionar online todos tus permisos gubernamentales de Salud, Bomberos, etc. en la plataforma: Renovaciones Online.
9. Abre una cuenta para tu negocio y contabiliza todo — ¡Bien! Ya estás arrancando tu negocio, conseguiste varios clientes y estás generando ingresos. Guarda todas las facturas que envíes y otros servicios que estés pagando a nombre del negocio. Es más fácil para el Banco que demuestres que tu negocio es legítimo si llevas la evidencia. Las facturas son la forma más sencilla de evidenciar que un negocio está operando. Claro, el banco sabe que estás empezando y todavía no tienes un volumen alto de ingresos… pero aún así te van a exigir un Registro de Comerciante de Hacienda (como DBA o Corporación) para abrir la cuenta. Algunas cuentas corporativas pueden exigir balance mínimo mensual y cobrarte cargos por servicio, lo que es una desventaja si estás empezando tu negocio. Esto debes considerarlo antes de abrir la corporación. Por el contrario, las cuentas DBA son más sencillas de abrir y no necesitarás estar registrado ante el Departamento de Estado. Guarda todos tus recibos. Si tienes presupuesto, contrata a un CPA para que tus números estén siempre al día. Las ventajas de un contador público certificado son muchas, ya que es un profesional que está actualizado con todas las leyes contributivas y velará que cumplas con los requisitos para operar tu negocio. También hay buenas aplicaciones o apps de contabilidad en Google Play y App Store que te pueden funcionar. Tener todo organizado digitalmente te ahorrará tiempo y dolores de cabeza al momento de llenar las planillas anuales en abril. ¡No lo dejes para último minuto!
10. Comienza a promocionar tu negocio — Ya te conocen y eso, pero aquí hablo de promocionar tu negocio en grande. “Si no te promocionas no vendes.” Es una frase que todos repiten. Si quieres que tus clientes potenciales te vean, hay que promocionarse… no hay break. Aunque los medios tradicionales pueden ser algo efectivos (radio, televisión, revistas, periódicos) estos son muy caros para pequeños y medianos negocios que están empezando a operar. En Watt Social recomendamos a nuestros clientes utilizar los medios digitales para promocionarse efectivamente en Puerto Rico. La publicidad digital tiene la ventaja de que es totalmente mensurable, es decir, que puedes tener datos y cifras reales de cómo se están comportando tus anuncios, afinar y aumentar o disminuir presupuestos de todas las estrategias publicitarias que vayas desarrollando en el camino. Esta flexibilidad no la ofrecen los medios tradicionales. Al final volvemos a lo mismo, los medios tradicionales ofrecen espacios publicitarios que no todos tienen el capital para invertir. No es lo mismo invertir $5,000 en una contraportada de “x” periódico o “x” billboard que si invirtieras la misma cantidad en publicidad digital de Facebook. Los resultados serán dramáticamente distintos. La publicidad digital y las redes sociales día tras día se convierten en el medio preferido de muchos clientes al momento de comprar, conectar con marcas, recomendar y dar opiniones, además de ser muy potentes y efectivos si las manejas correctamente. La segmentación es la herramienta más poderosa que te pueden ofrecer los medios digitales ya que invertirás cada centavo de tu presupuesto llegando a la gente tú quieres.
La clave del éxito en las redes sociales: Comparte a tus clientes contenido relevante y de calidad. Sé consistente con las publicaciones, responde mensajes y comentarios, cuida tu marca y tendrás buenos resultados.
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